INFORMES ANUALES PARA EL AF 2022-2023
RESUMEN Y PREGUNTAS FRECUENTES
General
Los concesionarios de First 5 LA que brindan servicios directos o promueven cambios en los sistemas deben informar los elementos de datos básicos clave a través de la Encuesta de informes anuales. Los informes de First 5 LA en todo el mundo nos permiten recopilar datos para describir nuestra cartera general de inversiones que benefician a niños de 0 a 5 años, sus familias y proveedores, y las organizaciones y sistemas que los apoyan.
Las encuestas de informes anuales vencen el 17 de agosto de 2023
- QUIÉN RECIBE ENCUESTA: El Oficial del Programa First 5 LA de su proyecto ha identificado una persona de contacto para cada contrato/subvención. Esa persona de contacto recibirá un correo electrónico con un enlace a la encuesta. Las organizaciones con múltiples contratos con First 5 LA deberán presentar una encuesta separada por cada contrato/subvención. Para cada pregunta de la encuesta, responda solo según corresponda al proyecto First 5 LA para el que es el informe, no para toda su organización.
- PERÍODO CUBIERTO: Se les pedirá a los contratistas y concesionarios que proporcionen información sobre el trabajo realizado entre el 1 de julio de 2022 y el 30 de junio de 2023. Esto se aplicará incluso a los contratos y subvenciones que comenzaron o finalizaron a mediados del año fiscal.
- SESIONES DE ASISTENCIA TÉCNICA (AT): Dos sesiones de TA están programadas para Jueves 27 de julio a las 10 h y miércoles 2 de agosto a las 2 h Tenga en cuenta que estas sesiones son opcionales y presentarán el mismo contenido. Habrá un espacio para preguntas y respuestas. Para acceder a las capacitaciones en la fecha / hora dada, haga clic aquí: https://first5la.zoom.us/j/92765701479?pwd=eCtLeHRqTjN4ZGtTKzROQmFSTlQ0QT09
- SOPORTE ADICIONAL: Además de este documento de preguntas frecuentes, para obtener una descripción de las preguntas de la encuesta y qué informar, consulte el correo electrónico enviado con las instrucciones y el enlace de la encuesta. Si tiene preguntas sobre el contrato de su proyecto, comuníquese con su oficial de programa. Para asistencia técnica con la plataforma de encuestas o cualquier pregunta adicional, comuníquese con: an*********@fi******.org.
Preguntas frecuentes
Estas preguntas frecuentes se actualizarán periódicamente después de las sesiones de TA o a medida que se reciban más preguntas. Las nuevas preguntas se indican en azul fuente Color.
Preguntas generales sobre los informes anuales de First 5 LA
1. ¿Cuándo vence la encuesta de Informe anual?
La encuesta de informes anuales vence antes de Jueves, agosto 17, 2023.
2. Accedemos al enlace de nuestra encuesta y recibimos un mensaje, “Ya completó la encuesta o su sesión expiró”. Pero aún no hemos completado la encuesta. ¿Por qué está pasando esto?
Hubo una falla en el sistema del anfitrión de la encuesta y muchos de los enlaces de correo electrónico expiraron automáticamente. Si el enlace de su proyecto caducó, se envió un nuevo enlace a la persona de contacto de su proyecto el 3 de agosto. Si todavía hay problemas para acceder a la encuesta, comuníquese con an*********@fi******.org para soporte técnico.
3. Nuestro contrato terminó a mediados del último año fiscal. ¿Todavía tenemos que completar la encuesta de informes anuales?
Sí. Si su contrato estuvo activo en cualquier momento durante el año fiscal 22-23 (del 1 de julio de 2022 al 30 de junio de 2023), entonces se debe completar una encuesta de Informe anual para su proyecto.
4. Nuestro contrato finalizó antes del 30 de junio de 2023. ¿Proporcionamos datos para todo el año fiscal (1 de julio de 2022 - 30 de junio de 2023) o solo para el período en que First 5 LA nos financió?
Proporcione información solo para el período en que First 5 LA financió su proyecto. Por ejemplo, si su proyecto finalizó el 30 de septiembre de 2022, solo proporcionaría datos del 1 de julio al 30 de septiembre.
5. ¿Es el Informe Anual todo lo que tenemos que presentar ahora?
Además de esta encuesta de Informe Anual, su Oficial de Programa puede solicitar informes adicionales específicos de la iniciativa, como la Matriz de Desempeño o los informes de presupuesto/finanzas.
6. ¿Podemos recibir la lista de preguntas antes de acceder a la plataforma de encuestas en línea?
Sí. Las preguntas de la encuesta se adjuntan en el correo electrónico enviado a su contacto del proyecto con las instrucciones y el enlace de la encuesta.
7. ¿Quiénes de nuestra organización deben asistir a las sesiones de AT?
El personal programático debe asistir a la sesión de TA. Hay una pregunta opcional sobre el presupuesto operativo general, pero está en un nivel muy alto (es decir, cuál es el presupuesto operativo anual aproximado). El personal de finanzas no necesita asistir a la sesión de TA.
Preguntas sobre la plataforma de encuestas en línea
1. ¿Podemos ingresar datos en la encuesta en línea y regresar más tarde para terminar?
Sí, la información ingresada en la encuesta en línea se guarda automáticamente. Los concesionarios/contratistas pueden volver a la encuesta en otro momento, completarla y enviarla.
2. ¿Podemos modificar nuestras respuestas una vez que hayamos hecho clic en "siguiente" en la encuesta?
Dentro de cada sección de la encuesta, hay un botón "atrás" en el que puede hacer clic para ver o realizar cambios en sus entradas. Sin embargo, una vez que se selecciona el botón “siguiente” en la final de una sección, no podrá pasar a las preguntas anteriores. Si accidentalmente seleccionó "siguiente" y necesita hacer una actualización, comuníquese con an*********@fi******.org. Para evitar informar errores, alentamos a los encuestados a revisar las preguntas de la encuesta en el Peritaje Instrucciones como preparación antes de comenzar a llenar la encuesta. Las instrucciones también brindan orientación a qué secciones se aplica esto.
3. ¿Hay soporte técnico disponible, si es necesario?
Si tiene preguntas sobre el contenido del informe o si necesita asistencia técnica para usar la plataforma de la encuesta, comuníquese con an*********@fi******.org.
4. ¿Cuántos miembros de nuestro personal pueden trabajar en esta plataforma de encuestas en línea?
Tantos como sea necesario, pero tenga en cuenta que su Oficial de Programa ha identificado una persona de contacto para cada subvención. Esa persona recibirá un correo electrónico con un enlace a la encuesta. Este enlace se puede acceder desde cualquier lugar, por nadie, y cualquier información que se haya ingresado hasta ese momento estará disponible. Los beneficiarios/contratistas no necesitan completar la encuesta de una sola vez, ya que la información se guardará automáticamente. No hay necesidad de inicios de sesión o contraseñas para completar la encuesta en línea.
Preguntas sobre los clientes atendidos: recuento de clientes
1. Atendemos a más de 1,000 clientes. ¿Existe un formato para ingresar los recuentos de clientes en la encuesta de informes anuales?
Sí. Cuando se le solicite un recuento no duplicado de clientes, incluya un número entero sin comas o aparecerá un mensaje de error en la página de datos demográficos. Por ejemplo, si su proyecto atendió a 1,523 niños, ingrese 1523 no 1,523.
2. Nuestro proyecto estaba aumentando el año fiscal pasado y realmente no recopilamos datos sobre los niños atendidos. ¿Qué debemos incluir para la encuesta de informes anuales del año fiscal 2022-23?
Si su proyecto estaba aumentando pero aún no prestaba servicios a los niños a través de su contrato con First 5 LA, entonces no incluya a esos niños. Incluya solo los recuentos de los servicios prestados a través de los fondos de First 5 LA entre el 1 de julio de 2022 y el 30 de junio de 2023.
3. Al completar los números de los padres, ¿1 es igual a uno o ambos padres?
1 es igual a uno de los padres, no a ambos.
4. Nuestro proyecto proporcionó a los niños exámenes de desarrollo y remisiones a evaluaciones, según fuera necesario. Solo recopilamos información sobre los niños a los que servimos, no sobre sus padres. ¿Qué incluiríamos para el número de padres atendidos? ¿Qué tal si damos clases a los padres?
Si su proyecto no brindó servicios directos a aquellos padres cuyos hijos recibieron una evaluación del desarrollo, entonces no cuente a esos padres como si hubieran recibido un servicio. Sin embargo, si su proyecto brindó clases, cuente a los padres que asistieron a clases, ya que es un servicio directo a los padres.
5. ¿Deberíamos incluir los lugares a los que hemos derivado a nuestros clientes y familias, como despensas, etc.?
First 5 LA está recopilando cuentas de clientes de reservas servicios proporcionados con fondos de First 5 LA. No se incluiría información sobre las agencias de referencia.
6. Brindamos servicios a los proveedores, pero nuestra subvención First 5 LA no es para este trabajo. ¿Deberíamos incluir el recuento no duplicado de esos proveedores?
Incluir únicamente datos de aquellos servicios/actividades prestados a través del contrato de First 5 LA de su proyecto, como si su proyecto fuera financiado por First 5 LA para proporcionar capacitaciones en el servicio o servicios similares.
7. Si brindamos capacitación en el servicio o servicios similares a los proveedores, ¿los consideraríamos como que reciben servicios directos?
Si su proyecto brindó una capacitación como parte de su alcance con First 5 LA, cuente la cantidad de proveedores atendidos en esa capacitación. Sin embargo, si su proyecto proporcionó a los proveedores materiales por correo o alguna otra comunicación unidireccional, eso no contaría como servicios directos.
Preguntas sobre clientes atendidos: datos demográficos
1. Nuestra agencia brinda servicios donde realizamos proyecciones masivas. Los niños tienen entre 0 y 5 años, pero el grupo es tan grande que no hacemos un seguimiento de sus edades individualmente. ¿Deberíamos registrarlos a todos como "desconocidos"?
Si cree que puede hacer una estimación precisa de las edades de los niños, hágalo. Si no, regístrelos como desconocidos.
2. No sabemos las razas/idiomas/edades de los niños/padres a los que servimos.
Estime lo mejor que pueda (opción preferida) o coloque los recuentos totales en "Desconocido".
3. Para las preguntas demográficas sobre la raza y el origen étnico de nuestros hijos o padres, ¿cómo proporcionamos los recuentos si algunos padres seleccionaron más de una categoría (por ejemplo, asiático y blanco y negro/afroamericano)?
La encuesta tendrá una opción para informar sobre la cantidad de niños o padres que se identifican como multirraciales. Alternativamente, si el cliente seleccionó con qué categoría se identifica más, puede contarse bajo esa raza/etnicidad en lugar de la respuesta multirracial.
4. ¿Cómo consideramos a las personas embarazadas?
Las personas embarazadas se cuentan en dos secciones: padres/tutores/personas embarazadas atendidas y personas embarazadas atendidas. Cuente a un cliente como una persona embarazada si estuvo embarazada en algún momento durante el tiempo de los servicios.
5. Hay una pregunta en la encuesta sobre las personas embarazadas atendidas. ¿Es esta una pregunta nueva?
Sí. First 5 LA ha agregado preguntas sobre las personas embarazadas atendidas (recuento y datos demográficos). Si indicó en la encuesta que su proyecto sirvió a padres/tutores/personas embarazadas, entonces se le hará una pregunta de seguimiento, “De los X número de padres/tutores/personas embarazadas que esta inversión atendió directamente del 1 de julio de 2022 al 30 de junio de 2023, cuántos de ellos fueron embarazada en cualquier momento durante el tiempo de los servicios? "
6. Nuestro proyecto sirvió a padres con niños pequeños. ¿Contaríamos a una madre como embarazada si quedara embarazada en algún momento durante el año fiscal 22-23?
Sí. Cuente las personas embarazadas atendidas si estaban embarazadas en cualquier punto durante el tiempo de los servicios. Deben contarse independientemente de si los servicios que recibieron estaban relacionados con su embarazo.
7. ¿Dónde incluimos a los niños mayores (de 6 años en adelante) a los que servimos?
Los niños mayores se contarían como "Otros miembros de la familia". "Niños" solo debe reflejar niños de 0 a 5 años.
Preguntas sobre los programas de visitas domiciliarias (p. ej., visitas domiciliarias seleccionadas, Welcome Baby)
1. Somos un beneficiario de visitas selectas a hogares. ¿Indicaríamos que solo servimos a los padres o también incluimos a los niños atendidos?
En general, los beneficiarios de Select HV incluyen tanto a los padres como a los niños de 0 a 5 años atendidos, así que incluya recuentos y datos demográficos tanto para los niños como para los padres/tutores/personas embarazadas. Además, a los beneficiarios de Select HV (y Welcome Baby) también se les pedirá que cuenten la cantidad de familias únicas atendidas.
2. ¿Cómo define “familias únicas atendidas”?
First 5 California ahora requiere información sobre la cantidad de familias únicas atendidas a través de programas de visitas domiciliarias. Las familias únicas son hogares distintos. Cuente como una unidad a todos los niños, padres o cuidadores principales dentro del hogar, aunque uno o más niños, padres o cuidadores principales hayan recibido servicios como individuos.
Preguntas sobre logros
1. ¿Necesitamos proporcionar logros para nuestro proyecto general financiado por First 5 LA o podemos centrarnos en una familia?
Su proyecto puede proporcionar información sobre una persona, familia, organización o algún otro logro destacado que haya ocurrido a través de su contrato financiado por First 5 LA. Si centra los Logros en una persona o familia, no es necesario incluir cualquier información de identificación, como nombres o direcciones reales.
2. En el pasado, completábamos informes semestrales detallados de logros como parte de nuestra matriz de desempeño. ¿Es este el nivel de detalle necesario para la sección de logros de la encuesta?
Los logros proporcionados deben ser de alto nivel y breves (menos de 500 palabras) y no detallados como la matriz de desempeño.
Preguntas sobre áreas geográficas objetivo
1. ¿Cuáles son los límites geográficos de las áreas de planificación de servicios, los distritos de supervisión y las geografías de Best Start?
Para acceder a un mapa de los distritos de supervisión en el condado de Los Ángeles, visite https://bos.lacounty.gov/executive-office/about-us/board-of-supervisors;
Para obtener un mapa de las áreas de planificación de servicios, visite http://publichealth.lacounty.gov/chs/SPAMain/ServicePlanningAreas.htm;
Para obtener un mapa de las geografías de Best Start, visite https://www.first5la.org/article/best-start-communities-map/
2. Hemos aumentado el número de beneficiarios a los que servimos desde que empezamos hasta ahora. ¿Quiere que se preste servicio a los distritos de supervisión/SPA durante ¿Solo para el año fiscal 2022-23?
Sí. Proporcione información solo para el año fiscal 2022-2023.
3. ¿Deberíamos indicar la(s) zona(s) de donde provienen nuestros clientes para recibir nuestros servicios, además de la(s) zona(s) que servimos?
Sí. First 5 LA está interesado en conocer todo el alcance de sus inversiones, por lo que si los clientes de su proyecto vienen de otras áreas para recibir los servicios, indíquelo para las preguntas sobre la geografía del Distrito de Supervisión, SPA y Best Start.
4. Si estamos trabajando como una coalición, ¿la información debe ser solo para nuestra agencia líder o para todo el grupo?
Todo el grupo. First 5 LA está interesado en comprender los distritos/áreas atendidos por todos los socios que reciben fondos de las subvenciones de First 5 LA.
5. ¿Cuáles son las geografías Best Start?
Las geografías de Best Start se enfocan en construir comunidades de apoyo donde los niños y las familias puedan prosperar. First 5 LA apoya a Best Start en 14 comunidades en todo el condado de Los Ángeles. En un esfuerzo por coordinar el trabajo basado en el lugar, a First 5 LA le gustaría saber si su proyecto está funcionando en alguna de nuestras geografías de Best Start.
6. Nuestro proyecto es Welcome Baby, que atiende principalmente a 1 o 2 geografías de Best Start; sin embargo, a menudo tenemos clientes que nos son referidos/transferidos desde otros hospitales de Welcome Baby que atienden otras geografías de Best Start, entonces, ¿incluimos todas las geografías de Best Start o solo aquellas a las que el proyecto está destinado principalmente en nuestro sitio?
Incluya todas las geografías de Best Start a las que llegó su proyecto.
Preguntas sobre Características Organizacionales
Note: los contratos solo necesitan proporcionar información sobre las características organizacionales a First 5 LA una vez. Si su proyecto reportó Características Organizacionales en la encuesta de Informes Anuales del año pasado, entonces esta información no se volverá a solicitar en la encuesta de este año.
1. Representamos al departamento de salud pública de nuestra ciudad. ¿Proporcionaríamos información para nuestra ciudad o nuestro departamento?
Proporcione información sobre el departamento en lugar de la entidad más grande.
2. Nuestra organización financiada por First 5 LA es parte de una entidad más grande (por ejemplo, somos un centro dentro de una universidad). Para preguntas sobre nuestra organización presupuesto operativo y Número de empleados, ¿Deberíamos incluir solo la información de nuestra organización o la de la entidad más grande?
Incluya el presupuesto operativo y la cantidad de empleados solo para su organización financiada por First 5 LA (no la entidad más grande).
3. ¿Qué pasa si nuestra organización no tiene a alguien con el cargo de director ejecutivo/CEO/presidente?
First 5 LA está interesado en saber sobre el líder superior en su organización que está siendo financiada directamente por First 5 LA. Si esa persona tiene un título diferente al de director ejecutivo/CEO/presidente, pero tiene la función de liderazgo principal, incluya a esa persona (incluida cualquier persona en una función interina).
4. Para otro liderazgo, ¿incluiríamos a todos nuestros vicepresidentes/presidentes?
First 5 LA está interesado en entender todos las posiciones de liderazgo de su proyecto para la organización que está siendo financiada directamente por First 5 LA. Esto incluiría a los tomadores de decisiones clave en su organización (vicepresidentes, puestos de nivel C, directores, etc.).
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