29 de Julio de 2021
La supervisora del condado de Los Ángeles y presidenta de la Comisión de First 5 LA, Sheila Kuehl, comenzó la reunión de la Junta de la Comisión del 8 de julio de 2021 reflexionando sobre el último año y medio de trabajo remoto y preguntando cómo lo que hemos aprendido de estas experiencias puede aplicarse a enfoques de trabajo presencial en el futuro.
“¿Cómo podríamos relacionarnos mejor con nuestros colegas, con nuestro personal, con el público, con nuestros clientes? Y creo que escuchará algunas estadísticas interesantes y comentarios sobre lo que necesita ser reelaborado y lo que realmente funcionó bastante bien ”, dijo Kuehl.
“Así que aquí estamos, como Jano, a quien se le llama el mes de enero, un dios de dos caras que mira hacia adelante y hacia atrás. Estamos aprendiendo del pasado y mirando hacia el futuro. Tratando de ser flexible, tratando de ser ágil, tratando de pensar en el futuro, y realmente tengo mucha confianza en nuestra capacidad para seguir adaptándonos y resolviendo esto ".
Al señalar un tema en todos los elementos de la agenda, que incluía presentaciones sobre el espacio físico de First 5 LA, así como cómo First 5 LA se conecta y colabora, la directora ejecutiva de First 5 LA, Kim Belshé, agregó a los comentarios de Kuehl, compartiendo actualizaciones sobre cuándo los comisionados pueden esperar regresar a reuniones en persona y planes para el regreso de los miembros del equipo de First 5 LA al edificio de First 5 LA.
Según Belshé, los comisionados probablemente tendrán la oportunidad de regresar a las reuniones de la Junta en persona a partir de octubre, con la orientación de los Departamentos de Salud Pública y el equipo legal de First 5 LA. Con respecto al regreso de los empleados de First 5 LA al trabajo in situ, Belshé compartió cómo la organización había implementado recientemente una encuesta en toda la organización para informar un futuro entorno de trabajo híbrido.
“Actualmente estamos en el proceso de realizar una encuesta al personal que refleja, como decía el Supervisor, mirando hacia atrás, cómo lo hemos hecho, qué funcionó bien, qué funcionó menos. Y luego, mientras miramos juntos hacia un enfoque híbrido, ¿cuáles son algunas de las consideraciones clave que debemos poner a la vanguardia a medida que desarrollamos la implementación de un enfoque híbrido? ”, Dijo Belshé.
Tras las palabras de apertura, el director senior de Gestión del lugar de trabajo, Carl Gayden, dio una presentation antes del voto de la Junta para aprobar el Contrato de Diseño y Construcción para el Proyecto de Mejora de Capital (CIP) de First 5 LA.
Después de revisar las actualizaciones proporcionadas previamente a la Junta en la reunión de junio, Gayden resumió que First 5 LA, junto con sus consultores externos, está recomendando que la Junta otorgue el Contrato de Diseño y Construcción a Dewberry Design Builder Inc. en la forma de $ 3,050,631.80.
Además de aprobar el contrato, Gayden también recomendó que la Junta reafirme que el CIP está categóricamente exento de revisión bajo los requisitos de la Ley de Calidad Ambiental de California (CEQA). Gayden informó que el equipo legal de First 5 LA ha determinado que el proyecto se enmarca directamente en la exención de instalaciones existentes de CEQA, lo que lo exime de una revisión adicional de CEQA.
La Junta aprobó por unanimidad la adjudicación del contrato de diseño y construcción y reafirmó la exención de CIP de la revisión de la CEQA.
Los próximos pasos del CIP implicarán que el equipo legal de First 5 LA solicite la exención de CEQA, así como un aviso para proceder a Dewberry Design Builder Inc. para comenzar la Fase 1 del CIP. Se prevé que el proyecto esté terminado en enero de 2022.
Después de la votación, la directora de operaciones interina / directora de TI, Jasmine Frost, y la directora de compras y administración de contratos, Jennifer Eckhart, presentation en First 5 LA's una presentación sobre los cambios propuestos a la política de adquisiciones de First 5 LA.
“Esta política se está revisando para abordar algunos de los desafíos que prevalecían en las versiones anteriores y para traer un proceso de toma de decisiones más ágil y consistente a nuestro trabajo”, afirmó Frost al explicar la necesidad de una política de adquisiciones actualizada.
Eckhart proporcionó detalles adicionales sobre algunos de los desafíos que enfrenta la política de adquisiciones anterior, incluida la falta de alineación con los valores y el plan estratégico actual de First 5 LA, ineficiencias en el tratamiento de prácticas emergentes como la reasignación de fondos de ingresos y otros obstáculos administrativos como demoras en Aprobación de la mesa directiva debido al receso de la reunión de verano o feriado.
Pasando a los cambios de política propuestos, Eckhart compartió que una de las principales reformas recomendadas era un aumento en el umbral de contratación del director ejecutivo de $ 75,000 a $ 150,000. Actualmente, los contratos de menos de $ 75,000 son aprobados por el director ejecutivo, mientras que los de más de $ 75,000 deben ser aprobados por la Junta.
Según Eckhart, los grupos de discusión del personal revelaron que este umbral no considera la cantidad de esfuerzo necesario para obtener la aprobación de una cantidad tan pequeña. También compartió que los umbrales de First 5 LA son iguales o inferiores a los de otros compañeros de la organización. Los grupos focales con los beneficiarios también revelaron que la reforma de esta política reduciría el lapso de tiempo entre la adquisición y la contratación. Por lo tanto, ajustar el umbral conduciría a una mayor eficiencia, dijo Eckhart.
Otro aspecto de la reforma compartido por Eckhart fue cómo la política de adquisiciones de First 5 LA podría incorporar mejor los valores de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) de First 5 LA. Ella compartió que si bien First 5 LA actualmente tiene una declaración DEI en la política actual, la política reformada recomienda fortalecer la declaración para articular los objetivos de DEI que incluyen el establecimiento de prácticas de adquisición justas y accesibles, abordar las barreras para participar y recopilar y monitorear datos para rastrear y utilizar para la mejora continua.
“La intención es hacer que estas oportunidades de financiación sean accesibles para todo tipo de empresas, incluidos diversos proveedores como mujeres de minorías, veteranos discapacitados, empresas sociales, empresas desfavorecidas y empresas LBGTQ”, dijo Eckhart.
Los comisionados votarán sobre las recomendaciones de reforma de políticas en la reunión de la Junta de Comisionados de septiembre. Para obtener una lista completa de las reformas de políticas recomendadas, haga clic en esta página.
El tercer punto presentado en la agenda fue una actualización del asesor legal de First 5 LA, Craig Steele, quien compartió información relacionada con los requisitos de la Ley Brown.
Al comienzo de la pandemia, el gobernador de California, Gavin Newsom, renunció a ciertos requisitos que obligaban a las agencias públicas a celebrar reuniones de la junta y el comité en un lugar físico. Steel compartió que Newsom permitirá que la exención expire el 30 de septiembre de 2021, lo que significa que, según la Ley Brown, los comisionados tendrían que reunirse nuevamente en un lugar físico como lo exige la ley.
Esta información pasó a la presentación final, dada por la Gerente de Relaciones de la Junta, Linda Vo, y la Asistente Administrativa Ejecutiva, Jaimie Knowles, sobre los resultados de una encuesta de la Junta realizada en la primavera de 2021. La encuesta se realizó para solicitar comentarios sobre cómo First 5 LA puede apoyar mejor a la Junta. comunicaciones y aprendizajes.
Knowles compartió los resultados de la encuesta en tres áreas clave: reuniones virtuales, temas de interés y tiempo de reunión, comunicaciones y materiales. Según los resultados, si bien los miembros de la Junta informaron sobre la facilidad de uso de las reuniones virtuales de Zoom, hubo respuestas mixtas sobre la efectividad de las reuniones virtuales, particularmente con la inestabilidad de Internet. Con respecto a los temas de interés, los participantes de la encuesta dijeron que están más interesados en aprender más sobre el trabajo de First 5 LA en las áreas de DEI, políticas y promoción y prioridades estratégicas. Por último, el 100 por ciento de los encuestados informó que el tiempo y la cadencia de las reuniones de la Junta son lo suficientemente frecuentes como para respaldar una gobernanza eficaz.
Vo compartió cómo First 5 LA planea utilizar las conclusiones clave de la encuesta y aplicarlas a futuras relaciones con la Junta, indicando que se puede implementar un modelo híbrido de reuniones de la Junta virtuales / en persona en el futuro, y que acortó los tiempos de reunión que ya se habían hecho. implementadas al comienzo de la pandemia probablemente continuarían después de COVID.
Para obtener una lista completa de los hallazgos de la encuesta de la Junta de 2021, haga clic en esta página.
La próxima reunión de la Junta de Comisionados está programada para el 8 de septiembre. La Junta estará en receso de verano durante el mes de agosto. Para obtener más información, consulte www.first5la.org/our-board/meeting-materials.
